一般方針
NotaryProMaxは、オンライン公証サービスを提供するにあたり、お客様の個人情報を慎重に取り扱います。本ポリシーは、収集する情報の種類、利用方法、保存期間、第三者提供の方針、及びお客様の権利について説明するものです。サービスの利用に先立ちご一読ください。ご不明な点はお問い合わせ窓口にご連絡ください。
定義
本ポリシーで使用する主要な用語の意味を以下に定義します。定義はポリシー全体で一貫して適用され、利用者が各項目の範囲を理解しやすくするためのものです。
情報の収集について
NotaryProMaxは、サービス提供に必要な最小限の情報を収集します。情報は透明性を持って取り扱い、目的外利用を避けるための管理体制を整えています。以下は主な収集項目です。
ユーザーが提供する情報
サービス利用時にユーザーから直接提供される情報には以下が含まれます。これらは本人確認と公証手続きに必要なため収集します。
- 氏名、住所、生年月日などの基本的な識別情報
- 連絡先情報（メールアドレス、電話番号）
- 本人確認書類の写し（運転免許証、マイナンバーカード等）
- 公証を行うための対象書類およびその内容
- 支払い情報（請求書送付先、決済に必要な情報等）
- お問い合わせ内容やサポート履歴、ユーザーからの明示的な同意情報
自動的に収集される情報
ウェブサイトやシステムを通じて自動的に収集される情報は、主にサービス改善や不正利用の防止に利用されます。個人を直接特定しない形で収集する場合もあります。
- アクセスログ（IPアドレス、アクセス日時、閲覧ページ）
- デバイス情報（ブラウザ種類、OS、画面解像度）
- クッキーや類似の識別技術による利用状況
- サービス利用中の操作履歴やセッション情報
- エラーログや診断情報（サービスの安定性向上のため）
- 位置情報のうち、明示的に許可された場合に取得される範囲の情報
第三者から取得する情報
必要に応じて、信頼できる外部のサービスプロバイダから情報を取得する場合があります。これらの取得は法令に従い、適切な契約や管理の下で行います。
- 決済代行業者からの支払い確認情報
- 本人確認のための認証サービス提供者からの確認結果
- 法令対応や不正調査のための公的機関からの照会結果
利用目的
収集した情報は、サービス提供と関連する正当な目的の範囲内で利用します。利用目的を限定することで、ユーザーのプライバシーを尊重します。
- 公証手続きの実行および書類確認のための本人確認
- サービス提供、予約管理、進捗連絡のための連絡手段の維持
- 決済処理や請求書発行に必要な支払い情報の処理
- サービス改善、利用状況分析、品質管理のための統計的分析
- 不正利用、詐欺防止、セキュリティ対策の実施
- 法令順守のための記録保存や行政機関への対応
- ユーザーサポート、苦情対応、紛争解決のための連絡
- ユーザーが同意したその他の目的に基づく利用
処理の法的根拠
個人データの処理は、以下の法的根拠に基づき行われます。必要に応じてユーザーの同意を求める場合があります。
- サービス提供のために必要な処理（契約遂行）
- 法令や規制への対応に必要な処理（法的義務の履行）
- 正当なメリットのために必要かつ妥当な処理（不正防止、サービス改善等）
- 特定の処理に関してユーザーの明示的な同意がある場合
国際データ保護の配慮
欧州連合（EU）の居住者に適用されるデータ保護規則（GDPR）に準拠する必要がある場合、NotaryProMaxは適切な措置を講じて対応します。国際的なデータ移転については、必要な保護手段を確保します。
- データ主体はアクセス権を行使できます（保存された個人データの確認）
- データ修正の要求が可能です（不正確な情報の訂正）
- 消去（忘れられる権利）の要求は、法的義務等の制約がある場合を除き対応します
- 処理の制限や異議申し立ての申し出ができます（合法的な根拠に基づく処理に対して）
- データポータビリティの要求は、構造化された一般的に使用される形式で提供できる場合に対応します
- 上記の権利行使に関する具体的な手続きは、下記お問い合わせ窓口にご連絡ください
情報の共有について
NotaryProMaxは、サービス提供のために必要な範囲で第三者とデータを共有することがあります。共有先は業務委託先や公的機関などで、契約により適切な管理を義務付けています。
- 決済や請求処理を行う決済代行事業者とのデータ共有
- 本人確認や認証サービス提供者への確認情報の提供
- 法令に従った開示が必要な場合の公的機関への提供
- サービスの運用・保守を委託する技術プロバイダとの情報連携
- 不正検知や安全性確保のために連携する専門機関への提供
- ユーザーの同意がある場合に限定したその他の第三者提供
国際データ転送
サービスの一部処理は海外のサーバーやプロバイダを利用する場合があります。国境を越える転送が行われる際は、適切な保護措置（標準契約条項等）を講じ、データの安全性を確保します。
海外転送時は、契約上の保護条項、暗号化、アクセス制限などの技術的・組織的措置を実施します。必要に応じてユーザーに情報提供を行います。
データの保存期間
収集した個人情報は、利用目的に応じた期間保持し、期間経過後は安全に削除または匿名化します。法令に基づき長期保存が必要な場合は、その範囲で保持します。
アカウント情報は、ユーザーがアカウントを維持している限り保管します。退会後は所定の保存期間経過後に削除または匿名化します。
サポートメッセージややり取りの履歴は、紛争対応やサービスの改善のために一定期間保存されます。保存期間はケースにより異なりますが、最小限に留めます。
アクセスログやシステムログは、セキュリティ監査や不正防止のために保存されます。保存期間は運用上必要な範囲に限定します。
削除要求や退会後のデータ削除については、法令や税務上の保存義務を除き、合理的な期間内に対応します。削除後は復旧できない場合がありますのでご注意ください。
セキュリティ対策
NotaryProMaxは個人情報保護のために技術的および組織的な対策を実施しています。アクセス制御、暗号化、定期的な脆弱性診断、内部運用ポリシーの整備を行い、情報の適切な管理に努めます。
- 通信の暗号化（HTTPS/TLS）によるデータ保護
- アクセス権限管理と多要素認証の導入
- 定期的なログ監査と脆弱性スキャンの実施
ユーザーの権利
ユーザーは自身の個人情報についてアクセス、訂正、削除、処理制限、異議、ポータビリティなどの権利を行使できます。請求方法や対応期間については下記の窓口までご連絡ください。
- データアクセス：保存されている自分の情報の開示請求
- 訂正と削除：不正確な情報の訂正や不要なデータの削除要求
- 処理制限および異議：特定の処理に対する制限や異議申立て
- データポータビリティ：構造化された一般的に使用される形式での提供請求
- 個人データの移植性の要求 — 当社が保有するお客様の個人情報を構造化された一般的に使用される機械可読な形式で提供することを求める権利があります。適用法に従い、対応可能な範囲で対応します。
- 処理の制限の要求 — 特定の状況下で、当社による個人情報処理の制限を求める権利があります。請求内容を確認のうえ、合理的な範囲で対応します。
- 異議申し立ての権利 — 法律に基づき、個人情報の処理に対して異議を申し立てることができます。異議が認められるかどうかはケースにより異なりますが、公平に検討します。
- 自動決定に関する権利 — 自動化された意思決定（含むプロファイリング）に対する説明や人による再検討を求める権利があります。該当する場合は手続きと影響を説明します。
個人情報に関する請求方法
NotaryProMaxでは、お客様の個人情報に関する請求（閲覧、訂正、削除、移植性、処理制限、異議申し立てなど）を受け付けています。請求は書面または電子メールでご提出ください。本人確認のため、追加情報のご提供をお願いする場合があります。迅速かつ適切に対応することを目指しています。
請求の受領後、通常は30日以内に初回応答を行います。状況により追加の確認が必要な場合、最大で60日以内に最終対応を行います。対応に時間を要する場合は理由を説明し、進捗をお知らせします。
マーケティングとコミュニケーション
NotaryProMaxは、サービス案内やキャンペーン情報をお客様の同意に基づきメールやSMSでお届けする場合があります。配信内容はサービス改善や利便性向上を目的としており、第三者への販売目的で個人データを提供することはありません。
マーケティング配信の停止は、配信メール内の配信停止リンクまたは当社サポートまでご連絡いただくことでいつでも行えます。処理後、追加の確認メールをお送りします。
子どものデータ保護
NotaryProMaxは、18歳未満の未成年者から意図的に個人情報を収集することは基本的に行いません。未成年者の個人情報が含まれていると判明した場合、合法的な保護者の同意が必要である旨を確認し、必要に応じてデータの削除など適切な措置を取ります。
第三者リンクについて
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プライバシーポリシーの変更
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